Preisverleihung

Ein smarter Butler für die Verwaltung von morgen

Beim Hackathon „Vater Smart“, der Anfang November gemeinsam von IBM und Aperto ausgetragen wurde, haben fortiss-Wissenschaftler in den Kategorien „Bester Pitch“ und „Bestes Nutzererlebnis“ jeweils den zweiten Platz belegt. Die Veranstaltung hatte sich explizit an den öffentlichen Sektor gewandt, damit Verwaltungsmitarbeiter*innen gemeinsam mit IT-Spezialist*innen und Wissenschaftler*innen innovative Lösungen für die digitale Verwaltung erarbeiten konnten.
Mit dem Prototypen „Verwaltungsbutler“ hat fortiss zwei Podiumsplätze (zweitbester Pitch und zweitbestes Nutzererlebnis) in der finalen Abstimmung belegt.

Die beiden fortiss-Wissenschaftler Peter Kuhn und Mahdi Sellami waren als „Challenge Owner“ für das Thema Onlinezugangsgesetz (OZG) mit dabei und konnten die gestellten Herausforderungen für diesen Bereich prototypisch lösen. Gemeinsam arbeiteten die Kollegen in den knapp zwei Tagen intensiv an einer technischen Lösung für besonders nutzerfreundliche Verwaltungsleistungen. Dabei wurden Anträge und sonstige Aufwände mithilfe des digitalen Assistenten „Verwaltungsbutler“ automatisiert. Der entwickelte Prototyp eines Assistenten übernimmt Aufgaben, die bisher von Nutzer*innen der Verwaltung selbst erledigt werden müssen.

Anhand der beiden Praxisbeispiele Sperrmüllentsorgung und Kindergeldantrag demonstriert der Prototyp anschaulich, wie antragslose Verwaltungsleistungen bereits heute technisch umgesetzt werden können. Dazu werden vom „Verwaltungsbutler“ automatisch Nachweise bei Behörden eingeholt und Anträge gestellt. Auf einem Dashboard kann der Anwender*innen die Arbeit des „Butlers“ transparent nachvollziehen und live beobachten.

Die von fortiss entwickelte Lösung basiert auf aktuellen Forschungsergebnissen zu sogenannten proaktiven Verwaltungsleistungen und hat den Vorteil, dass die Automatisierung unter der Kontrolle der Nutzer*innen bleibt. Technisch stützt sich der „Verwaltungsbutler“ auf die bestehende Infrastruktur und die Schnittstellen vom „FIT-Connect Zustelldienst“ der FITKO und der „BayernID“ der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), wodurch eine schnelle Übertragung in die Praxis möglich ist.

Die Veranstalter und Organisatoren IBM und Aperto sorgten bei dem Hackathon für die technische Umsetzung und die methodische Begleitung. Tech Coaches und Agile Coaches bzw. crossfunktionale Teams aus Challenge Owner (Behörde), Mentor (IBM/Aperto) und Tech Support (Partner) unterstützten die einzelnen Teams. Beteiligt waren unter anderem das Bundesfinanzministerium (BMF), das Bun­des­mi­nis­te­ri­um für wirt­schaft­li­che Zu­sam­men­ar­beit und Ent­wick­lung (BMZ), die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), die digital@M GmbH, das Gründungszentrum der Universität der Bundeswehr München founders@unibw und viele mehr. Damit deckte der Hackathon nicht nur alle föderalen Ebenen ab, sondern auch ein breites Spektrum an Themen des öffentlichen Sektors. Dabei standen die IT-Mitarbeiter*innen (Entwickler*innen, Data Scientists, POs, Designer*innen) und die Führungskräfte von Innovations-/Digitaleinheiten der öffentlichen Verwaltung als Treiber des digitalen Wandels ganz im Vordergrund. Einen besonderen Mehrwert lieferte der Hackathon schließlich für die IT-Fachleute aus den Behörden, die die erarbeiteten Ergebnisse jederzeit in ihren Organisationen bereitstellen und wiederverwerten können.

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